W dzisiejszych czasach przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną staje się coraz bardziej popularne. W związku z tym faktem niezbędne jest narzędzie umożliwiające identyfikację tożsamości podmiotu wykonującego tego rodzaju czynności.
Bezpieczną metodą jaką można wykorzystać przekazując dokumenty do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędu Skarbowego jest poprawne użycie podpisu elektronicznego. Taki podpis elektroniczny przyporządkowany jest wyłącznie do jednej osoby, sporządzony na podstawie bezpiecznych urządzeń, które podlegają wyłącznie osobie, która podpis składa, oraz powiązany jest z przesyłanymi danymi.
Bezpieczny podpis elektroniczny potwierdzony jest certyfikatem kwalifikowanym. Dokumenty opatrzone podpisem elektronicznym posiadają taką samą moc prawną jak dokumenty podpisane własnoręcznie.
Wykorzystywany jest on przede wszystkim do składania e-deklaracji Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych oraz e-deklaracji podatkowych, podpisywania umów i faktur elektronicznych, składania ofert na przetargach a także składania dokumentów do urzędów takich jak GIODO, CEIDG, KRS.
Bezpieczny podpis elektroniczny można nabyć odpłatnie w między innymi Krajowej Izbie Rozliczeniowej, Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych (Sigillum).
Po zawarciu stosownej umowy oraz uzyskaniu certyfikatu podpis elektroniczny należy odebrać osobiście, aby potwierdzić prawidłowość danych.
Dodatkowo nabywca otrzymuje narzędzia do składania podpisu, czyli kartę kryptograficzną z zapisanym na niej prywatnym kluczem z czytnikiem albo tokenem oraz oprogramowanie, które umożliwia współpracę karty z komputerem.
Podpisu używa się wykorzystując opcję złożenia podpisu elektronicznego. Używając zaszyfrowania prywatnym kluczem dokument z bezpiecznym podpisem elektronicznym wysyłany jest do adresata.
Składanie elektronicznych formularzy do urzędów zyskuje na popularności wśród przedsiębiorców, dlatego iż daje to możliwość zaoszczędzenia czasu. Z tego też powodu warto posiadać podpis elektroniczny.
